Hallo zusammen,
da ich das Vorgehen bei der Verwendung des TB-Adressbuches in OpenOffice und der dortigen Serienbrieferstellung aus mehreren Quellen zusammengesucht habe und es bei dieser Kombination ein paar Besonderheiten gibt, habe ich der besseren Übersicht halber ein HowTo erstellt, das ich gerne dem Forum zur Verfügung stellen möchte (auch wenn dabei ein paar Dinge des HowTo's eher ins OO-Forum gehören). Die verwendeten Versionen waren:
Thunderbird 2.0.0.9 und OpenOffice 3.2.1
Gruß Thomas
Briefe und Serienbriefe in OpenOffice unter Verwendung der Adressdaten des Thunderbird-Adressbuches erstellen
(Thunderbird 2.0.0.9 portable auf Festplatte und OpenOffice 3.2.1)
Schritt 1: Erweitern des Thunderbird-Adressbuches um die Eigenschaft „Anrede“
Das Adressbuch verfügt standardmäßig nicht über die Eigenschaft Anrede. Um jedoch Serienbriefe mit der nötigen Anrede realisieren zu können, benötigt man diese Eigenschaften innerhalb der einzelnen Adressdaten.
Folgender Lösungsansatz am Beispiel einer männlichen Anrede
Zuordnung der Anrede direkt zur Person:
Benutzerdefiniertes Feld 1: Herr (Anrede)
Benutzerdefiniertes Feld 2: Sehr geehrter (Anredeformel)
Verwendung innerhalb eines Dokumentes:
Bei der Adresse nur das Feld 1 ([Herr] [Vorname] [Nachname])
In der Anrede Feld 2 + Feld 1 ([Sehr geehrter] [Herr] [Nachname])
Die Verwendung der Anrede und Anredeformel in dieser Kombination ermöglicht bei den entsprechenden Personen im Adressbuch eine auf die Person abgestimmte Anredeweise zu hinterlegen, die dann im Serienbrief verwendet werden kann (daher auch möglich: Herr/Frau - Sehr geehrter/Sehr geehrte/Lieber/Liebe/Liebes, etc.)
Zum Erweitern des Adressbuches ist die folgende Extension empfehlenswert:
MoreFunctionsForAdressbook
Download: (nicht unter Thunderbird-Erweiterungen verfügbar!)
http://nic-nac-project.de/~kaosmos/morecols-en.html
Diese Extension erweitert den Adressbucheintrag um einen weiteren Reiter (Andere Daten) mit den Eigenschaften Geburtstag, Hochzeitstag, Name des Ehepartners, Zuletzt geändert am, und Kategorie.
Außerdem besteht die Möglichkeit die Bezeichnungen der benutzerdefinierten Felder auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen (umzubenennen)
Umbenennen der Feldbezeichnungen (Benutzerdefinierte Felder):
· Mit der „SUCHEN“ Funktion von Windows im Thunderbird-Verzeichnis nach der Datei „prefs.js“ mit dem INHALT „morecols.custom1.label“ suchen (Die entsprechenden Datei“ prefs.js“ gibt es bei mehreren Extensions, daher die Suche über den Inhalt um die richtige „prefs.js“ zu finden).
· Diese Datei rechts anklicken und über das Kontextmenü und „öffnen mit“ mit dem Word-Pad oder dem Texteditor öffnen.
· Den Eintrag pref("morecols.custom1.label", ""); ergänzen zu
· pref("morecols.custom1.label", "Anrede");
· Der Eintrag custom2 ist dementsprechend mit Anredeformel anzupassen
· Thunderbird beenden und neu starten, fertig!
Hinweis: Anrede entspricht bei diesem Beispiel „Herr“
Anredeformel entspricht „Sehr geehrter“
Schritt 2: Anbindung des Thunderbird-Adressbuches als Datenquelle in OpenOffice
a.) (TB-Festplattenversion):
Anbindung des Thunderbird-Adressbuches als Datenquelle in OpenOffice
· OO-Writer starten
· Unter Datei/Assistenten/Adress-Datenquelle >Thunderbird< auswählen
· Unter „Tabelle auswählen“ können verschiedene Listen im Thunderbird Adressbuch ausgewählt werden
· Unter „Datenquellen Titel“ kann noch der Name unter dem die Datenquelle in OpenOffice.org registriert werden soll sowie deren Speicherort und zusätzlich noch bei Freigabe der Datenquelle für alle OO-Module ein eindeutiger Name für diese Datenquelle vergeben werden.
b.) (TB-Portableversion):
Damit OO auf das Portable-Adressbuch des TB zugreifen kann muss man einen „Umweg“ gehen, da OO das TB-Adressbuch immer an der Stelle sucht, an der die „normale“ TB-Installation das Adressbuch auf der Festplatte ablegt:
Dazu legt man im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\[User]\Anwendungsdaten\ ein neues Verzeichnis Thunderbird an (wobei [USER] dem jeweiligen Windows-User entspricht):
C:\Dokumente und Einstellungen\[User]\Anwendungsdaten\Thunderbird
In dem neu angelegten Verzeichnis „Thunderbird“ erstellt man die Datei > profiles.ini < mit folgendem Inhalt:
[General]
StartWithLastProfile=1
[Profile0]
Name=default
IsRelative=0
Path=X:\...\ThunderbirdPortable\data\profile
Default=1
Der Pfad deutet dabei auf den Profil-Ordner des Thunderbird-Portable hin.
Hinweise: Augenblicklich funktioniert dieser Weg leider nur für den Thunderbird-Portable der auf der eigenen Festplatte läuft.
Schritt 3: Anbindung des Thunderbird-Adressbuches als Datenquelle in OpenOffice
· OO-Writer starten
· Unter Datei/Assistenten/Adress-Datenquelle >Thunderbird< auswählen
· Unter „Tabelle auswählen“ können verschiedene Listen im Thunderbird Adressbuch ausgewählt werden
· Unter „Datenquellen Titel“ kann noch der Name unter dem die Datenquelle in OpenOffice.org registriert werden soll sowie deren Speicherort und zusätzlich noch bei Freigabe der Datenquelle für alle OO-Module ein eindeutiger Name für diese Datenquelle vergeben werden.
Schritt 4: Manuelle Erstellung eines Serienbriefdokuments
1. Erstellen eines neuen Textdokument Datei > Neu > Textdokument. Natürlich ist es auch möglich eine bereits vorhanden Vorlage zu verwenden.
2. Anzeigen der registrierten Datenquelle: Ansicht > Datenquellen (oder durch Drücken von F4).
3. Suchen der Datenquelle, die für den Formbrief verwendet werden soll, in diesem Fall Adressen, durch klicken auf das +-Zeichen vor dem Adressenordner. Dasselbe nochmals vor dem Tabellenordner. Nun fügt man die notwendigen Felder in das Dokument ein, indem man die benötigten variablen Ausdrücke aus den Spaltenköpfen der Tabelle in das Textdokument zieht. Hierzu klickt man auf einen Spaltenkopf und zieht diesen mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle im Dokument.
Hinweis: Zu Beachten ist hierbei, das die Feldbezeichnungen „Anrede“ und „Anredeformel“, die man im Schritt 1 mit der Erweiterung MoreFunctionsForAdressbook angepasst hat in OpenOffice nicht als Feldbezeichnungen übernommen werden, sondern OpenOffice die Originalbezeichnungen <benutzerdef. 1> und <benutzerdef. 2> verwendet!
4. Auf diese Weise das komplette Dokument erstellen.
5. Das Dokument kann nun gedruckt werden. Dazu klickt man auf Datei > Drucken.
6. Im folgenden Dialog auf Ja klicken. Hierbei ist darauf zu achten, dass das Kontrollkästchen NICHT aktiviert wird.
7. Im Seriendruck-Dialog kann man nun wählen, ob man alle oder nur bestimmte Datensätze drucken möchte.
8. Durch klicken auf "OK" wird das Dokument direkt an den Drucker gesendet. Im folgenden Dialog kann noch der entsprechende Drucker ausgewählt werden.
Speichern eines Serienbriefdokumentes
Man kann ein Serienbriefdokument (Formbrief, Adressetiketten oder Umschlag) auch als Datei speichern, anstatt das Ergebnis auszudrucken. Das Speichern als Datei ist in einigen Fällen sehr hilfreich, z. B. wenn man die Datei noch einmal kontrollieren möchten, bevor Sie eine große Zahl von Formbriefen oder Adressetiketten ausdrucken, oder wenn man die Datei vorher noch bearbeiten oder formatieren möchte. Auch eine wiederholte Verwendung kann somit leicht realisiert werden.
Speichern als fertigen Brief
Um das Dokument als Datei zu speichern, anstatt es auszudrucken, markiert man die Einstellung Serienbriefdokument speichern.
1. Datei/Drucken auswählen
2. Unter „Ausgabe“ „Datei“ markieren
3. Unter „Serienbriefdokument speichern“ besteht je nach Verwendungszweck die Möglichkeit den/die fertigen Brief/e als einzelne Dokument (speichern „Als einzelne Dokumente speichern“ auswählen), oder alle fertigen Briefe in einem Dokument (speichern „Als ein Dokument speichern“ auswählen) zu speichern
4. Mit „OK“ bestätigen
Speichern als Vorlage
Um das Dokument als Vorlage zu speichern einfach über Datei/Speichern die Datei als Vorlage abspeichern.
