Grundaufstellung KMU - Allgemeine und persönliche Email

Hallo,

Outlook ist hier keine Lösung, auch nicht mit Exchange-Server dahinter. Dort kann ich zwar auch auf weitere Postfächer zugreifen, aber wenn ich als "Mustermann" angemeldet bin und zusätzlich "Sammelpostfach" geöffnet habe und auch in dessen Namen Mails verfassen kann, dann landen derart gesendete Mails trotzdem im Ordner "gesendete Objekte" des eigenen Postfachs und nicht im Sammelpostfach.

Die Lösung ist, egal ob Outlook oder Thunderbird, dass man jedesmal eine Blind Copy (BCC) an das "Sammelpostfach" mit sendet - dann wissen auch alle anderen Sachbearbeiter mit Zugriff auf das Postfach stets, was geschrieben wurde, und sofern der Name in der Signatur o.ä. auftaucht, auch wer.

Ich weiß nur nicht, ob man das so konfigurieren kann, dass der BCC-Empfänger dann und nur dann gleich automatisch mit eingefügt werden kann, wenn man unter der Absenderadresse dieses "Sammelpostfachs" schreibt.

Gruß
Drachen

Hallo,

ich persönlich bin mir nicht sicher, wie ich das angehen würde, doch hierbei

Zitat von "Drachen"

Ich weiß nur nicht, ob man das so konfigurieren kann, dass der BCC-Empfänger dann und nur dann gleich automatisch mit eingefügt werden kann, wenn man unter der Absenderadresse dieses "Sammelpostfachs" schreibt.

kann ich aushelfen:
Alt => Extras => Konten-Einstellungen => <ALLGEMEINES Konto> => Kopien & Ordner => Blindkopie (BCC) an:

Grüße, Ulrich

Hallo,

mir stellen sich da so grundsätzliche Fragen:
Mit welcher Absenderadresse wird überhaupt eine E-Mail beantwortet:
Szenario: Kunde schreib Anfrage an allgemein@excample.com
Ulli beantwortet diese E-Mail mit welchem Absender?
Soll die Rückfrage des Kunden dann direkt an Ulli@example.com gehen, oder an allgemein@example.com?

Ist es nicht vielleicht praktischer, wenn einer die E-Mails sichtet und an die zuständigen Kollegen weiterleitet? Das hängt natürlich von deinem Unternehmen ab.

Ich bin mir immer noch nicht sicher, ob ich das bis jetzt diskutierte Verfahren gut finde.

Doch einmal in dem Verfahren weiter gedacht:
Ich würde keine weitere E-Mailadresse abgesandtemails@example.com einrichten, sondern die E-Mails mit BCC an allgemein@example.com schicken, dann ist (IMHO) zusammen, was zusammen gehört.
Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: alle, die die E-Mails von der Adresse allgemein@example.com abholen, legen einen Filter an, und die E-Mails werden automatisch in den "Gesendet"-Ordner verschoben
oder sie lassen sie im Posteingang. Diesen können sie sich als Themenbaum anzeigen lassen. Dann sehen sie sofort, ob und wie eine Kundenanfrage beantwortet wurde.

Wenn ich mit einem solchen Konstrukt arbeiten würde, dann würde ich die alle E-Mails (gesendet + Empfangen) in einem Ordner haben und mit der "Themenbaumansicht" arbeiten. Das hat zur Folge, dass man sich Gedanken machen muss, was man unternimmt, damit der Ordner nicht zu voll wird, und ob es ein anderer sein kann, als der Posteingang.
Auch muss IMHO irgendwie geregelt werden, wann die E-Mails vom Server gelöscht werden (ich weiß ja nicht um welche Summen es hier geht).

Thunderbird bietet ja auch noch die Funktionalität der "virtuelle Ordner". Also viele Möglichkeiten, das anzugehen.

Ein Problem sehe ich darin, dass Ulli am Bildschirm nicht bemerkt wenn Ralf gerade die E-Mail eines Kunden beantwortet. Sie kann das erst feststellen, wenn Ralf gesendet hat und sie ihre E-Mails wiederum empfangen hat. Das ist vielleicht kein Problem, wenn die drei in einem Raum sitzen, wenn es aber 20 Mitarbeiter gibt, die die E-Mails beantworten, kann evtl. ein Kunde schon einmal als König behandelt fühlen, weil drei Mitarbeiter sich um ihn kümmern.

Soweit ein paar Gedanken von mir.
Grüße, Ulrich

Hallo,

mir fällt gerade noch auf:

Zitat

> Mit welcher Absenderadresse wird überhaupt eine E-Mail beantwortet:
Mit Ulli oder auch Ralf....direkt, aktuell wenigstens

Dann kannst du nicht mit automatischem BCC arbeiten, denn dann werden alle E-Mails, die Ulli oder Ralf senden, per BCC an die hinterlegte Adresse gesendet.

Vielleicht doch IMAP?

Ich hoffe ja sehr, dass noch andere Ideen haben :hallo:

Grüße, Ulrich

Hallo,

das beschrieben Szenaro ist eher simpel und vielfach gelebter Alltag (auch bei uns in der Firma).

- "allgemein@maier.de" ist ein IMAP-Postfach.
- Ulli, Ralf & Gabi haben dort Zugriff und senden auch von dem Postfach aus (mit BCC ans Postfach statt an alle), wenn es um die Belange dieses Postfachs geht und nicht um Belange von Ulli, Ralf oder Gabi.
- Wie Ulrich korrekt anmerkt, ist nur Ulli oder Ralf oder Gabi zugleich zuständig, bei Krankheit, Dienstreise oder Urlaub übernimmt der/die Nächste; oder eine(r) ist im Frühdienst zuständig, eine(r) im Spätdienst usw. - Da alle Vorgänge im Postfach nachvollziehbar sind, können die Kollegen jederzeit nahtlos übernehmen.
- Bearbeitete Mails werden aus dem Posteingang in einen entsprechende Unterordner des Postfachs verschoben, der Posteingang enthält also im Idealfall nur ohnehin noch unbearbeitete Mails

Ihr könnt das also nicht nur technisch lösen, sondern müsst das auch organisatorisch angehen. Eingehende Mails landen keinesfalls bei Ulli oder Gabi oder Ralf und das Ganze muss im geschilderten Szenario auf jeden Fall ohne Weiterleitungen ablaufen, sondern eingehende Mails landen immer in 'allgemein@example.de".
Andernfalls haben die Kollegen im Krankheitsfall entweder keine Zugriff auf einen Teil der Kommunikation oder müssen sich das zumindest einzeln bei allen in Frage kommenden Kollegen in deren Postfächern zusammensuchen, sofern die gegenseitigen Zugriffe überhaupt möglich und sauber eingerichtet sind. Letzteres ist aber wiederum überhaupt nicht wünschenswert, denn sonst brauchen die Kollegen keine eigenen Mailadressen und Postfächer. Selbst wenn private Nutzung per Dienstvereinbarung o.ä. explizit ausgeschlossen sein sollte, so kann doch noch immer persönlicher Kram im dienstlichen Kontext darüber laufen, also z.B. Schriftwechsel mit der Personalabteilung usw.

Wenn da keine Bilddokumentationen oder ähnlich voluminöser Kram dran hängt (für den das Medium E-Mail ohnehin weder gedacht war noch geeignet ist), muss da auch nichts gelöscht werden, zumindest nicht aus Platzgründen. 10 mails am Tag sind ein Klacks, ich habe und schreibe mindestens das Doppelte jeden Tag. Außerdem kann es für Reklamationsfälle wichtig sein, den Verlauf auch nach einigen Monaten noch parat zu haben. Und es spielen ggf. noch rechtliche Vorgaben wie Mindestspeicherfristen rein, kommt halt auf den Inhalt dieser Kommunikation an.

Dieses "Sammelpostfach" 'allgemein' dienst ja einem bestimmten Zweck. Wenn ihr das nun sauber aufbaut, habt ihr den gesamten zugehörigen Mailverkehr dann auch an exakt einer Stelle - nämlich in dem eigens für diese Funktionalität angelegten Postfach. Es ist Quatsch, das sowohl bei Ulli als auch bei Gabi als auch bei Ralf zu speichern. Scheiden die aus der Firma aus, wäre sonst alles weg, wenn die persönlichen Postfächer gelöscht werden. Dank funktionsbezogenem Postfach haben aber auch neue Kollegen auf ältere Vorgänge Zugriff, auch wenn Ralf, Ulli oder Gabi vielleicht zufällig alle drei weg sind (einer gekündigt, einer im Urlaub, einer krank).

Abgeschlossene alte Vorgänge kann man an einer Stelle (jahresweise?) archivieren und dann aus dem Postfach löschen, so dass bei Bedarf die Übersichtlichkeit erhalten bleibt.

Wie gesagt, das verlangt zuerst nach einer organisatorischen Lösung. Die Technik ist da nur Unterstützung, kann es aber nicht alleine richten.

Es geht natürlich auch per Verteiler zu richten, aber nur in eher kleinen Teams, die miteinander auch wirklich reden und vorzugsweise in Hörweite arbeiten. Auch das machen wir in manchen Fällen. Da geht es um eine große Bandbreite und jeder pickt sich erstmal das raus, wo sie/er erster Ansprechpartner ist oder am tiefsten in der Materie steckt. Und im Zweifelsfall reicht eine Frage übern Tsich "Hast du das schon ..." und man ist im Bilde. Bei uns kann es vorkommen und ist tolerabel, wenn in seltenen Fällen mal zwei Leute antworten, aber es kommt nie gut an, wenn sich niemand rührt. Und die andere Lösung ist sauberer, hängt wie gesagt vom Umfeld ab und bei uns von der großen thematischen Bandbreite eingehender Mails - und auf jeden Fall kommen die Mails auch da über eine Sammeladresse rein und nicht an einzelne Mitarbeiter (MA).

Wir haben bei uns auch einen Verteiler (für eine auf der Firmenwebseite hnterlegte Kontaktadresse), wo nur exakt ein Mitarbeiter Mitglied und für die Bearbeitung zuständig ist - und die melden sich immer bei der IT, wenn der eine MA in Urlaub geht oder krank wird. Dann wird die Vertretung in den Verteiler aufgenommen und der sonst zuständige MA entfernt, nach Urlaubsende geht das retour. Da ist immer ganz exakt eine Person zuständig und nur diese eine Person bekommt und bearbeitet eingehende Mails.

Es gibt also verschiedene Lösungansätze für verschiedene individuelle Anforderungen, aber bei allen landen eingehende Mails immer an derselben Adresse (egal ob Sammelpostfach oder Verteiler) und niemals bei einzelnen MA, außerdem funktioniert kein Lösungsansatz auf Dauer, wenn er auf Weiterleitung durch einzelne MA an ihre/seine Kollegen setzt.

MfG
Drachen

Wenn ihr einen Mailserver "inhouse" habt, vergiss POP einfach. Du hast ja nicht umsonst den Exchangeserver ("den seltsamen MS Server") ins Spiel gebracht, oder?
Allein für die Datensicherung ist es einfacher, täglich die DB des Mailservers zu sichern als die Mails der Firma an tausend verschiedenen Stellen zu lagern und zu sichern und zu suchen.

Ansonsten euren Bedarf und eure Struktur genau betrachten und dann die dafür am besten passende Lösung umsetzen - und manche Teilaspekte sind bei jeder Lösung gleich (Zustellung "funktionaler" Mails an persönliche Postfacher mit späterer manueller Verteilung ist in jedem Fall ein "NoGo")

Ich drücke die Daumen und hoffe, trotz viel Text mehr geholfen als verwirt zu haben

Gruß
Drachen