Hallo Abacus;
das ist eine schwere Frage oder vielmehr eine schwere Antwort.
Es hängt davon ab, womit Du am besten zurecht kommst, bzw. wie Du arbeitest.
Aber mal ein Vorschlag, der wohl recht häufig genutzt wird:
lege Dir einen Ordner für Kunden und einen für Lieferanten an; dort drin erstellest Du für jeden jeweils einen eigenen Ordner und dadrin wiederrum einen für gesendet und einen für empfangen.
Das sieht dann in etwa so aus:
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Kunden
-Kunde 1
- -Gesendet
- -Empfangen
-Kunde2
- -Gesendet
- -Empfangen
Lieferanten
-Lieferant 1
- -Gesendet
- -Empfangen
Jetzt erstellst Du für jeden Ordner (gesendet und empfangen) einen Filter. Dieser Filter wird zum einen auf den Ordner "Posteingang" (alle Mails mit einem globalen Filter erstmal hier her verschieben lassen und dann erst wegsortieren) und den Ordner Gesendet (hier wird genauso verfahren wie beim Posteingang) angewendet.
Da es sich anscheinend um Geschäftsverkehr handelt, würde ich außerdem vorschlagen ein regelmäßig Backup durchzuführen.
Man kann (je nach dem wie wichtig Dir die Mails sind) auch die Mails in "Posteingang" und "Gesendet" belassen und lediglich eine Kopie in der Struktur erstellen; diese beiden Ordner einmal Pro Monat in eine andere Struktur verschieben.
Das wäre aber doppelte Haltung von Mails, was entsprechend Platz kostet und umstritten ist.
Ich persönlich nutze eine Struktur die bislang noch keiner meiner Kollegen verstanden hat (und ich manchmal auch nicht), in sofern bin ich vermutlich nicht der beste Ratgeber. :?
Und wie gesagt, es kommt entschieden darauf an, wie DU arbeitest.
Trotzdem viel Glück und Gruß