Hallo!
Wenn ich das richtig verstehe, willst Du, daß die Daten für alle Projekt-MA verfügbar sind.
Für TB fällt mir momentan keine Lösung ein, aber:
Richte doch ein IMAP-Konto ein, auf das alle Projekt-MA Zugriff haben.
Kommt eine das Projekt betreffende Mail, soll der User diese einfach in einen Ordner des IMAP-Kontos schieben. Dann könnte jeder darauf zugreifen.
Die Daten liegen dann allerdings beim Mail-Provider...