Ich würde die Frage ein wenig anders formulieren, vielleicht treffe ich ja den Kern.
Der Assistent bekommt alle eingehenden Mails, die Chefin bekommt Mail A zum lesen, der Hausmeister Mail B. Um die zu verteilen werden sie vom Assistenten in unterschiedliche Ordner A & B verschoben, ohne das vom Hausmeister Mail A gelesen werden kann, die Chefin aber vielleicht auch auf Mail B Zugriff hat.