Nachricht als Reintext oder formatierte Nachricht (HTML) verfassen?

1 Öffnen des Verfassen-Fenster

Vor dem Öffnen des Verfassen-Fensters müssen Sie sich entscheiden, welches Format Sie wählen wollen. Öffnet sich im Hauptfenster bei Klick auf Verfassen ein Rein-Text-Fenster und Sie möchten aber ein HTML-Fenster haben, beenden Sie das Fenster, starten Sie ein neues und halten Sie dabei die Umschalt-Taste gedrückt. Diese Taste bewirkt also immer die Umkehr zur Voreinstellung in den Konten-Einstellungen.

Das Betätigen der Umschalt-Taste können Sie sich ersparen, wenn Sie in Extras ➔ Konten-Einstellungen ➔ Verfassen & Adressieren die Option  Nachrichten im HTML-Format verfassen aktivieren. Die Option kann für jedes Konto getrennt festgelegt werden.

Haben Sie für verschiedene Konten unterschiedliche Einstellungen dafür vorgenommen, hängt es also davon ab, welches Konto beim Öffnen des Verfassen-Fenster dann gerade im Hauptfenster aktiv bzw. fokusiert ist. Ist es ein "HTML-Konto", öffnet sich ein Verfassen-Fenster im HTML-Format, ist es ein "Rein-Text-Konto", öffnet sich ein Rein-Text-Verfassen-Fenster. Im Zweifelsfall hilft dann wieder die oben beschriebene Vorgehensweise über die Umschalt-Taste.

2 Grundsätzliches zum HTML-Format in E-Mails

Das Formatieren von E-Mails ist ein beliebtes Mittel, um optisch ansprechende E-Mails zu gestalten. Dem ist auch nichts entgegenzusetzen. Der Versender derartiger E-Mails sollte dabei aber einige Informationen dazu kennen und beachten. Was für eine Grußkarte angemessen ist, kann im Geschäftsverkehr zur Enttäuschung oder gar zu echten Nachteilen führen.

• Obwohl das HTML-Format standardisiert ist, war es ursprünglich nicht für den Einsatz in E-Mails gedacht. Es gibt also keinen Standard für die Anwendung von HTML in E-Mails. Daher gibt es auch keine Garantie, dass eine solche Nachricht beim Empfänger genauso aussieht, wie es der Versender beabsichtigt. Das hängt von den beteiligten E-Mail-Clients (Programmen) ebenso ab wie auch von deren Einstellungen. Schlimmstenfalls werden keine Grafiken abgebildet oder die gesamte Mail ist verstümmelt oder unlesbar, bis hin zur leeren Seite.

Bei Geschäfts-E-Mails kann es dabei sogar zu echten Problemen mit der Impressumspflicht kommen!

• Im Quellcode HTML-formatierter E-Mails ist es böswilligen Absendern sehr einfach möglich, Schadcode verschiedenster Art einzubetten. Vom Empfänger unbemerkt können dabei ungewollte bösartige Funktionen ausgeführt werden. Mit Hilfe von so genannten Zählpixeln (auch Web-Bugs) können sowohl Werbetreibende als auch Spammer und sonstige "Neugierige" feststellen, ob die E-Mail gelesen wurde bzw. ob die angeschriebene E-Mail-Adresse eine gültige ist.

Wenn auch viele moderne E-Mail-Clients (wie Thunderbird) bei korrekten Einstellungen (Verbot des Ausführens von Scripten und des Nachladens externer Inhalte) derartige Angriffe ins Leere laufen lassen, weiß niemand, welche neuen bösartigen Tricks schon wieder entwickelt wurden.

• In vielen Firmen ist aus den oben genannten Sicherheitsgründen der Empfang von HTML-formatierten E-Mails untersagt (bis zur automatischen Zurücksendung derartiger Eingänge!) oder die E-Mail-Clients sind so konfiguriert, dass sie die E-Mail nur im Reintext-Format (plain-text) anzeigen können. Sicherheitsbewusste private Anwender schließen sich zunehmend an.

Mit der Ansicht im Reintext-Format geht die gesamte Formatierung verloren. Je nach Erstellung der Mail wird nur der lesbare Text angezeigt. Es kann auch sein, dass die gesamten Formatierungsbefehle sichtbar sind. Damit wird die Mail kaum noch lesbar dargestellt.

• Formatierte E-Mails (also HTML-E-Mails) sind gegenüber dem Textformat (Rein-Text) stark "aufgebläht". Dies ist zwar zu Zeiten schneller Internetverbindungen und fast "unbegrenzten" Speicherplatzes kaum noch ein Problem, aber der Absender sollte immer beachten, dass es auch Empfänger gibt, die ihre E-Mails zumindest phasenweise mit sehr langsamen Daten-Verbindungen abrufen.